La gestión de datos personales durante el check-in es un tema importante pero que genera ciertas dudas para los hoteles. Una de las dudas más comunes entre los hoteleros es si es legal solicitar el DNI a los huéspedes durante el check-in y, además, si se puede fotocopiar.
En este artículo, aclaramos estas cuestiones de acuerdo con las normativas vigentes, además de darte algunos consejos y buenas prácticas para garantizar el cumplimiento legal y mejorar la relación con tus huéspedes.
1. ¿Es obligatorio solicitar el DNI a los huéspedes en el check-in del hotel?
Sí, la legislación española obliga a los establecimientos de hospedaje (hoteles, resorts, hostales, campings, etc.) a identificar a todos sus huéspedes.
Hay dos leyes que necesitas conocer en este caso:
- La Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana, que establece que los hoteles deben recopilar determinados datos de los clientes y comunicarlos a las autoridades. Además establece las multas en caso de incumplimiento tanto de esta ley como de la que te comentamos a continuación.
- El Real Decreto 933/2021, que establece las obligaciones del registro de huéspedes. Puedes leer todos los detalles de esta normativa que debes cumplir como hotelero y los datos a comunicar en nuestra Guía Real Decreto 933/2021 y registro de viajeros.
Los datos recogidos durante el check-in o registro deben ser enviados a las autoridades a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio de Interior.
2. ¿Es legal pedir fotocopia del DNI de los huéspedes o fotocopiarlo en el hotel?
Fotocopiar el DNI no es necesario para cumplir con la normativa y puede vulnerar el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Los hoteles solo deben registrar los datos requeridos por la ley, sin conservar una copia o imagen del documento.
3. ¿Es legal escanear el DNI de los huéspedes en el hotel?
Escanear el DNI mediante escáner o impresora físicos puede incumplir la RGPD, ya que estos almacenan digitalmente una imagen completa del documento de identidad y esto no está permitido.
Los hoteles solo deben extraer los datos necesarios legalmente del documento, sin conservar una imagen o fotografía del documento ya sea física (fotocopia) o digital.
Sí que se pueden utilizar herramientas de escaneo que únicamente extraen los datos necesarios legales para almacenarlos o para autocompletar el formulario de check-in, haciendo el proceso más sencillo y rápido para los huéspedes. Estas herramientas no almacenan la imagen del documento.
4. Por qué como hotelero no deberías fotocopiar el DNI en el hotel
Si un hotel decide fotocopiar el DNI y almacenar una copia física o digital del mismo, podría enfrentarse a sanciones por incumplimiento del RGPD.
De hecho, ya existen casos en los que la AEPD ha multado a establecimientos por recopilar y almacenar fotografías de documentos de identidad y/o datos de manera indebida.
5. Buenas prácticas para la gestión y protección de datos del check-in en hoteles
Para cumplir con la normativa de registro de huéspedes, la ley de protección de datos y garantizar una experiencia segura para los huéspedes, los hoteles pueden seguir estas recomendaciones:
1. Digitalizar el check-in con un software de gestión
Utilizar una solución de check-in online permite agilizar el proceso, cumplir con la normativa y evitar riesgos asociados a la gestión manual de documentos. Estas herramientas suelen incluir un escáner digital que solo recoge los datos necesarios sin necesidad de almacenar copias físicas.
2. Informar a los huéspedes sobre la normativa de protección de datos
Es importante que los clientes sepan por qué se solicita su DNI y cómo se gestionan sus datos, ya que estas nuevas normativas pueden generar confusión y desconfianza si no entienden por qué los hoteles deben recoger y verificar sus datos. Dar la información necesaria y aclarar sus dudas ayuda a generar confianza en el hotel y en su personal.
3. Evitar la fotocopia del DNI salvo en casos justificados
Si por alguna razón se considera necesario conservar una copia del documento, debe obtenerse el consentimiento del huésped y justificar legalmente su almacenamiento. Sin embargo, no es lo más aconsejable por los motivos que hemos expuesto en las secciones anteriores.
6. Conclusión
Solicitar el DNI en el check-in del hotel es un requisito legal para recopilar y confirmar la veracidad de los datos necesarios legalmente, pero fotocopiarlo no lo es en la mayoría de los casos y puede vulnerar las leyes de protección de datos.
Para garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la experiencia del huésped, la mejor solución es digitalizar el proceso de check-in y el envío automático de partes de entrada con herramientas seguras y eficientes.
Si quieres optimizar la gestión de tu hotel y asegurarte de que cumples con la normativa española de registro de huéspedes y la RGPD, puedes optar por implementar Check-in online de Civitfun en tu hotel. No solo facilitará tu operativa diaria, sino que mejorará la satisfacción de tus huéspedes y aumentará tu revenue.
