Si gestionas un hotel, sabes que la privacidad y la seguridad de los datos de tus huéspedes son fundamentales. Con la normativa del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), es importante que tomes las medidas adecuadas para cumplir con la ley, y garantizar la confianza de tus huéspedes.
En esta guía sobre la RGPD te explicamos cómo aplicar esta normativa en tu hotel, evitando sanciones y mejorando la experiencia de tus huéspedes.
1. ¿Por qué el RGPD es importante para tu hotel?
El RGPD es una normativa de la Unión Europea que regula la recopilación, el tratamiento y la protección de los datos personales. Su objetivo es garantizar la privacidad de los usuarios y establecer obligaciones para las empresas que manejan información personal.
En tu hotel, trabajas a diario con datos personales: reservas, check-in, pagos, preferencias de los huéspedes… Por eso, es crucial que implementes buenas prácticas para proteger esta información y asegurarte de cumplir con la normativa.
2. ¿Qué datos personales maneja tu hotel?
Los hoteles recopilan información clave sobre los huéspedes dependiendo del país en el que se encuentren, especialmente por normativas locales. Algunos de estos datos pueden ser:
- Nombre y apellidos.
- Documento de identidad (DNI, pasaporte).
- Datos de contacto (correo electrónico, teléfono).
- Información de pago y facturación.
- Preferencias de estancia y servicios utilizados.
- Datos de salud (como alergias o necesidades de accesibilidad, si los huéspedes los proporcionan).
Dado que estos datos son sensibles, debes gestionarlos con el máximo cuidado y asegurarte de que tu equipo los trate con total confidencialidad.
3. ¿Qué debe hacer tu hotel para cumplir con el RGPD?
1. Asegúrate de tener una base legal para tratar los datos
No puedes recopilar ni utilizar datos personales sin una razón válida. En el día a día de tu hotel, las bases legales más comunes son:
- Ejecución de un contrato, cuando un huésped realiza una reserva.
- Cumplimiento de una obligación legal, como el registro de viajeros ante las autoridades.
- Consentimiento explícito, si envías promociones o newsletters.
- Interés legítimo, cuando gestionas datos para mejorar el servicio o la experiencia del cliente.
En Civitfun hemos preparado ya algunos artículos para que estés al día de las normativas legales; en el caso de España tienes los siguientes:
2. Informa siempre a los huéspedes sobre el uso de sus datos
Tu hotel debe contar con una política de privacidad clara y accesible, donde expliques:
- Quién es el responsable del tratamiento de los datos.
- Qué información recopilas y con qué finalidad.
- Cuánto tiempo se almacenan los datos.
- Cuáles son los derechos del huésped y cómo puede ejercerlos.
3. Obtén el consentimiento cuando sea necesario
A la hora de utilizar los datos de un cliente para enviarle promociones o encuestas de satisfacción, necesitas su consentimiento. Asegúrate de que este sea explícito, sin casillas premarcadas ni textos confusos.
4. Protege los datos con medidas de seguridad adecuadas
La seguridad de los datos de tus huéspedes es tu responsabilidad. Algunas medidas clave que puedes aplicar son:
- Sistemas de encriptación y accesos restringidos.
- Formación de tu equipo en protección de datos.
- Revisiones periódicas de seguridad.
- Almacenamiento de datos solo durante el tiempo necesario.
5. Designa un Delegado de Protección de Datos (DPO) si es necesario
Si tu hotel maneja datos a gran escala, podrías necesitar un Delegado de Protección de Datos (DPO), que se encargue de supervisar el cumplimiento del RGPD y actuar como enlace con la Agencia de Protección de Datos.
4. Consejos prácticos para aplicar el RGPD en tu hotel
- Digitaliza el check-in: Implementar un sistema de check-in online minimiza la manipulación de documentos físicos y mejora la seguridad de los datos.
- Revisa y actualiza tu política de privacidad: Asegúrate de que sea clara y esté alineada con el RGPD.
- Verifica los contratos con terceros: Si trabajas con plataformas de reservas o software de gestión, comprueba que cumplan con la normativa.
- Facilita el ejercicio de derechos: Implementa un sistema sencillo para que los huéspedes puedan acceder, rectificar o eliminar sus datos.
- Capacita a tu equipo: La seguridad empieza por la formación. Asegúrate de que tu personal entiende cómo manejar los datos personales.
5. Multas por incumplimiento del RGPD en hoteles
El incumplimiento del RGPD puede acarrear sanciones económicas significativas para los hoteles. La autoridades europeas de protección de datos pueden imponer multas en función de la gravedad de la infracción, siguiendo el esquema establecido en el reglamento:
- Multas de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación anual
Se aplican a infracciones consideradas menos graves, como:
- No contar con un registro adecuado de actividades de tratamiento.
- Falta de medidas de seguridad apropiadas para proteger los datos.
- No haber realizado un análisis de riesgos o una evaluación de impacto cuando es obligatorio.
- Multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual
Se reservan para infracciones graves, entre ellas:
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- Recoger o tratar datos personales sin una base legal adecuada.
- No informar correctamente a los huéspedes sobre el uso de sus datos.
- No responder a solicitudes de derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, etc.).
- Transferencias de datos internacionales sin garantías adecuadas.
Además de las sanciones económicas, las autoridades pueden exigir la rectificación de prácticas incorrectas o incluso suspender el tratamiento de datos en casos graves, lo que puede afectar la operativa del hotel.
Por otro lado, cada país tiene su propia autoridad de protección de datos (como la AEPD en España, la CNIL en Francia o la BfDI en Alemania), y son estas entidades las que investigan y aplican las sanciones.
Esto significa que:
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- Los límites de las multas, que hemos indicado más arriba, son los mismos en toda la UE.
- El importe real de las multas varía según el país y el caso. Algunos países aplican sanciones más altas que otros dependiendo de su interpretación del RGPD y la severidad de la infracción.
5.1. Ejemplos de multas RGPD en países de la UE
- España: En febrero de 2025, un hotel fue sancionado con 1.500 euros por exigir una fotocopia del DNI de un cliente durante el proceso de check-in, considerándose un tratamiento excesivo de datos personales. Aquí en nuestro blog te contamos si es legal o no pedir el DNI en el hotel.
- Francia (CNIL): Multa de 600.000 euros a un hotel por no proteger adecuadamente los datos de sus clientes en 2021.
- Alemania (BfDI): Un hotel recibió una multa de 15.000 euros por almacenar datos de tarjetas de crédito sin medidas de seguridad adecuadas.
- Países Bajos: Un hotel fue sancionado con 50.000 euros por no permitir a los clientes ejercer su derecho de acceso a sus datos personales.
Para evitar sanciones, es fundamental que los hoteles cumplan con el RGPD, implementando medidas de seguridad, asegurando la transparencia con los huéspedes y formando a su personal en protección de datos.
6. Conclusión
Cumplir con el RGPD no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza de tus huéspedes y mejora la imagen de tu hotel. Implementando las medidas adecuadas y utilizando soluciones tecnológicas, puedes garantizar la protección de los datos y ofrecer una experiencia segura y transparente a tus clientes.
Si buscas digitalizar la gestión de datos en tu hotel y asegurarte de cumplir con el RGPD, una solución de check-in online puede ayudarte a automatizar procesos y mejorar la seguridad.
En Civitfun, contamos con el Certificado RGPD y el PCI Compliant Certificate para la gestión de pagos, lo que garantiza un manejo seguro de los datos de tus huéspedes y transacciones sin riesgos. Podemos ayudarte a cumplir con las normativas que aplican a hoteles a la vez que digitalizas
