José Peñarroya
CIO Director Innovación y Tecnología de la Información
Desde que empezamos a usar Civitfun, hemos visto una gran mejora en cómo gestionamos el check-in. A nuestros huéspedes les facilita hacer el pre-registro desde sus propios dispositivos móviles antes de llegar, y para aquellos que no lo hacen, las tablets en la recepción hacen el proceso mucho más ágil
Este caso de estudio analiza cómo Holiday World Resort superó sus desafíos operativos gracias a las soluciones de Civitfun. Describe cómo la automatización del proceso de check-in online impulsó la eficiencia en la recepción, optimizó las operaciones diarias y mejoró la experiencia del cliente. Actualmente las soluciones están implementadas en toda la cadena.
Holiday World Resort es el mayor resort familiar Todo Incluido que existe en la Costa del Sol. El complejo está dotado de tres hoteles de cuatro estrellas (Holiday Polynesia, Holiday Village y Holiday Riwo), un beach club familiar de 30.000 metros cuadrados, el complejo de apartamentos turísticos premium Casamaïa Apartments y un centro deportivo en primera línea de playa de Benalmádena Costa, en la Costa del Sol.
Número de habitaciones: 864 habitaciones.
José Peñarroya
CIO Director Innovación y Tecnología de la Información
¿Por qué eligieron Civitfun?
Optamos por Civitfun porque nos ofrecía una solución perfectamente integrada con nuestro sistema de gestión hotelera. También nos convenció su amplia reputación y su enfoque en la innovación continua.
Registrar manualmente al huésped
Implementar tecnologías de check-in online que permitan un registro más ágil y automatizado, minimizando las colas y mejorando la eficiencia del servicio.
Dar al huésped una experiencia personalizada
Encontrar una herramienta compatible con el PMS que permita optimizar, personalizar y anticipar las necesidades de cada uno de los huéspedes.
Ahorrar en costes de papel y tinta
Digitalizar al 100% los trámites burocráticos, eliminando el uso de papel y tinta, reduciendo costes y promoviendo la sostenibilidad ambiental.
Civitfun entiende las necesidades de Holiday World Resort e implementa, en toda la cadena, las soluciones más eficaces para abordar los objetivos y superar los desafíos.
Productos implementados en la cadena:
La API de Civitfun se integra de forma bidireccional con el PMS Quohotel, sistema de gestión de Holiday World Resort.
Con la implementación del check-in online de Civitfun, los huéspedes de Holiday World Resort ahora pueden realizar el proceso de check-in desde sus propios dispositivos antes de llegar al hotel, lo que mejora significativamente su experiencia de llegada y reduce los tiempos de espera en recepción.
Los formularios y documentos que anteriormente debían ser impresos y firmados en persona, como contratos, consentimientos para el uso de datos personales y comerciales, así como los formularios de registro, ahora se pueden completar digitalmente, eliminando la necesidad de gestionar y almacenar archivos físicos.
Además, el sistema sube automáticamente todos los documentos completados al PMS de Holiday World Resort, integrando de manera eficiente toda la información en la gestión interna del hotel.
José Peñarroya
CIO Director Innovación y Tecnología de la Información
Civitfun realmente ha facilitado nuestro trabajo y ha hecho que la experiencia del check-in sea mucho más fluida y agradable tanto para los clientes como para nosotros
La digitalización completa de los trámites administrativos en Holiday World Resort, impulsada por las soluciones de Civitfun, ha eliminado la necesidad de utilizar papel y tinta en los procesos diarios de la recepción. Este avance ha permitido reducir los costes operativos y refuerza el compromiso del hotel con la sostenibilidad ambiental.
Al eliminar el uso de papel, Holiday World Resort optimiza su eficiencia y se posiciona como hotel responsable con la adopción de prácticas ecofriendly, contribuyendo a la conservación de recursos y a la reducción de su huella de carbono.
ResultadosLos datos destacados a continuación han sido extraídos del dashboard de Civitfun, que centraliza los reportes de check-in online de la cadena. Además, están respaldados por las aportaciones de Holiday World Resort al caso de éxito.
+45%
Incremento en el número de check-ins de 2023 vs 2024
32%
De las reservas totales de Holiday World Resort realiza el check-in online con Civitfun
12.442 €
Ahorro de papel y tinta en 2024
9.820horas
Ahorro en tiempo en 2024
Canales de check-in online
80%
Tasa de conversión de check-ins finalizados
La implementación del check-in online en Holiday World Resort ha sido un paso decisivo hacia la digitalización y eficiencia operativa del hotel. El incremento en el número de check-ins online realizados en 2024 y su alta tasa de conversión son indicadores claros de la aceptación y efectividad de esta solución digital.
El significativo ahorro en papel y tinta refleja un cambio positivo hacia prácticas más sostenibles y tecnológicamente avanzadas. Esta transformación ha contribuido a optimizar la experiencia del huésped y ganar eficiencia con la reducción de tiempo en tareas manuales, permitiendo a Holiday World Resort alinearse con las tendencias actuales del mercado, reforzando su posición como un ejemplo de innovación y sostenibilidad en el sector hotelero.
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