Joaquín López
Responsable Técnico en Lopesan Hotel Group
Podemos decir que el crecimiento que ha tenido la cadena ha sido, en parte, gracias a la automatización y digitalización de los procesos que anteriormente se hacían manualmente y disminuían la eficiencia operativa
Este estudio destaca el éxito de Lopesan Hotel Group al adoptar las soluciones de check-in online de Civitfun en sus establecimientos. La marca ha experimentado resultados notables a lo largo de todo el guest journey, mejorando tanto la eficiencia operativa como la satisfacción del cliente.
La misión de Civitfun es simplificar y digitalizar todos los procesos manuales de recepción para que el personal pueda centrarse en lo más importante: ofrecer experiencias únicas a sus huéspedes.
Lopesan Hotel Group, constituido en 1995, es actualmente una de las cadenas hoteleras líderes en las Islas Canarias con gran peso en España y con presencia en otros países. Cuenta con 20 hoteles distribuidos por Fuerteventura, Gran Canaria, Alemania, Austria y República Dominicana.
El grupo ofrece una experiencia hotelera sin igual, con una gran variedad de marcas donde encontramos The Lopesan Collection Hotels o Abora by Lopesan Hotels, entre otras. Cada marca es una promesa de calidad, diseñada para cautivar a los viajeros más exigentes.
Número de habitaciones: +7.000 habitaciones.
Lopesan Hotel Group
¿Por qué eligieron Civitfun?
Elegimos Civitfun porque ofrecía una solución integrada bidireccionalmente con nuestro PMS Opera. Además, vimos como otras empresas del sector apostaban por sus soluciones a la hora de digitalizar la recepción y efectivamente fue una buena decisión.
Reducir tiempos de espera en recepción
Necesidad de implementar una herramienta que agilice los procesos de recepción y evite largas colas. Queriendo garantizar una llegada rápida y cómoda, mejorando la satisfacción del cliente y optimizando la eficiencia operativa del hotel.
Ofrecer un servicio personalizado
Adaptar las experiencias de los huéspedes según sus preferencias individuales, ofreciendo servicios de upselling y cross-seling durante el check-in online, y brindando un trato más cercano y personalizado durante su estancia en el hotel.
Automatizar las tareas manuales
Digitalizar los procesos de recepción y fomentar la autonomía de los huéspedes al realizar el check-in online antes de su llegada al hotel, mejorando la experiencia del huésped, y reduciendo la carga de trabajo del personal de recepción.
Civitfun entiende los retos presentes en Lopesan Hotel Group y ofrece la solución que aborde de manera más eficiente los objetivos y desafíos de la cadena. En estos momentos, la solución está implantada en el 65% de la cadena, con proyecciones de implementar la solución en el resto de hoteles.
Productos implementados en la cadena:
La sincronización fluida de datos de forma bidireccional entre Civitfun y el sistema de gestión de Lopesan Hotel Group, Opera, permite optimizar y simplificar toda la operativa del frontdesk.
Por otra parte, la cadena confía en Roiback, partener de Civitfun, para diversificar su estratégia de distribución y fortalecer el canal directo, logrando resultados destacados como:
Ofrecer a los huéspedes la posibilidad de realizar el check-in online desde sus dispositivos antes de llegar al hotel, ya sea a través de un correo automatizado que envía el propio hotel, de un botón incrustado en la propia web del hotel o a través de canales como Booking.com, MTS y otros, representa un avance significativo en la autonomía del cliente. La implementación reduce drásticamente las colas de espera y optimiza los procesos manuales de recepción.
Además, esta solución ayuda con el cumplimiento de todas las regulaciones legales, ya que cada propiedad puede personalizar los datos recopilados de acuerdo con las normativas locales. También la opción de firmar electrónicamente el cardex y los textos legales en el momento de registro garantiza la legalidad y seguridad de la transacción.
Joaquín López
Responsable Técnico de Lopesan Hotel Group
Trabajar con Civitfun ha sido una experiencia excepcional. Son una compañía proactiva y siempre están buscando formas de mejorar. El personal es muy cercano y es fácil trabajar con ellos. ¡Recomendaría Civitfun a cualquier empresa que busque soluciones innovadoras y un equipo comprometido!
La implementación del check-in online en la cadena, además de simplificar el proceso de llegada, también mejora la comunicación con los huéspedes, haciéndola más fluida y personalizada.
La recopilación de información durante el proceso de check-in online ayuda a la obtención de datos de mejor calidad, ya que será el propio cliente quien cumplimente estos datos.
Además, la inserción de un checkbox aceptando el envío de correos electrónicos comerciales durante el check-in online beneficia al hotelero y brinda a los huéspedes la oportunidad de recibir información relevante sobre promociones y ofertas especiales.
ResultadosLos resultados se respaldan con datos de Civitfun (visibles para el cliente en los paneles y reportes del Hub de Comunicaciones con Huéspedes), así como con los propios datos e insights de Lopesan Hotel Group, que contribuyeron a este estudio de caso.
169,93%
Incremento en el número de check-ins de 2023 vs 2024
26%
De las reservas totales de Lopesan Hotel Group realiza el check-in online con Civitfun
18.286 €
Ahorro de papel y tinta en 2024
2.825horas
Ahorro de tiempo en 2024
Canales de check-in online
80%
Tasa de conversión de check-ins finalizados
En resumen, la implementación del check-in online en Lopesan Hotel Group ha resultado en logros significativos y beneficios para la cadena hotelera. Como uno de los primeros clientes en utilizar múltiples canales de reserva provenientes de bed banks, Lopesan ha experimentado un notable crecimiento en la tasa de check-ins en 2024 en comparación con el año anterior. Han conseguido grandes mejoras como un gran ahorro en papel y tinta y aumento en la eficiencia, esta última gracias al ahorro de tiempo en tareas manuales. Esta iniciativa ha permitido a los huéspedes disfrutar de un proceso de registro más ágil, evitando las largas esperas en la recepción y ofreciendo mayor flexibilidad en su llegada al hotel.
La implementación se ha extendido a la mayoría de la cadena, lo que demuestra un compromiso sólido con la adopción de tecnología innovadora para mejorar la experiencia del huésped.
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