Núnez i Navarro Hotels
Civitfun es confiable porque es una herramienta que se centra en los procesos de check-in y lo gestiona bien. Tanto antes de venir al hotel (pre-registro con el propio móvil del cliente) como en la recepción del hotel con las Tablets de Paperless, si el cliente no ha hecho el pre-registro.
Este caso de estudio analiza los desafíos que presentaba el escenario de Núñez i Navarro Hotels antes de la implementación de las soluciones de check-in online de Civitfun. Detalla además las soluciones y productos propuestos por Civitfun para alcanzar los objetivos de la cadena, visibiliza los resultados obtenidos y ofrece testimonios del personal de la cadena.
El objetivo de Civitfun era automatizar y simplificar todos los procesos manuales que se llevan a cabo en recepción, así como optimizar las operaciones diarias de los hoteles.
Núñez i Navarro Hotels el vivo reflejo de la Barcelona más cosmopolita: diseño excepcional, la calidad de sus servicios, una óptima ubicación, preocupación por la sostenibilidad y, lo más importante, una cuidada relación con el huésped al que se le ofrece una experiencia única e irrepetible que les convierte en los mejores anfitriones de la ciudad.
Sus 12 hoteles y un edificio de apartamentos turísticos se encuentran situados en las mejores ubicaciones de la ciudad, para que los visitantes puedan descubrir los enclaves más significativos de manera ágil y cómoda. Están pensados para todo tipo de públicos que podrán escoger entre diseños urbanos y cosmopolitas como el hotel REC Barcelona; hasta el estilo de un antiguo palacio rehabilitado y convertido en el colonial H1898; pasando por el encanto del Seventy Barcelona, nuestra guest house mediterránea.
Número de habitaciones: +1.200 habitaciones.
Núnez i Navarro Hotels
¿Por qué eligieron Civitfun?
Tuvimos la oportunidad de coincidir con Civitfun en una de las ferias más importantes a nivel nacional y nos interesamos en conocer sus soluciones, sobre todo por ofrecer una herramienta perfectamente integrada con nuestro PMS . Juntos exploramos los beneficios de colaborar y compartimos la perspectiva de cómo mejorar aún más nuestra oferta de servicios. Fue un encuentro muy enriquecedor.
Eliminar el gasto de papel y tinta
Necesidad de digitalizar todas las etapas del guest journey para minimizar o eliminar la dependencia de algunos recursos como papel y tinta, y cumplir con las políticas medioambientales implantadas en la cadena.
Mejorar la experiencia del huésped
Al ser un modelo guestcentric es necesaria la personalización de la oferta y la mejora constante de la experiencia del huésped, no solo satisfacer las expectativas actuales, sino que también, garantizar su satisfacción a largo plazo.
Obtener más datos de los huéspedes
Búsqueda de una herramienta que ayude a obtener un mayor número de datos fiables de los huéspedes así como conseguir la aceptación de políticas de privacidad y comunicaciones comerciales del grupo por parte de los huéspedes.
Civitfun identifica las necesidades presentes en NN Hotels y ofrece las soluciones que mejor cumplan con los objetivos y aborden los desafíos de manera efectiva.
Productos implementados en la cadena:
Check-in online
T-Paperless
Push Paperless
La sincronización fluida de datos de forma bidireccional entre Civitfun y el sistema de gestión de NN Hotels, Opera Cloud, permite optimizar y simplificar toda la operativa del frontdesk.
La posibilidad de que los huéspedes puedan hacer el check-in online desde sus dispositivos antes de su llegada al hotel, ya sea a través de un link que envía el propio hotel o a través de Booking.com, ofrece autonomía y permite una reducción significativa de las colas de espera y un ahorro en los procesos manuales de recepción.
La funcionalidad Push Paperless proporciona una mejora significativa en la eficiencia y calidad de los servicios al simplificar y agilizar aún más las tareas de recepción.
Esta integración entre el PMS y la tablet del recepcionista permite una transición sin problemas y reduce drásticamente el tiempo necesario para realizar el check-in, mejorando así la experiencia del huésped y la eficiencia operativa del hotel.
Núnez i Navarro Hotels
Imagina lo práctico que es simplemente presionar un botón en el sistema de gestión hotelera (PMS) y que inmediatamente la tablet del recepcionista reciba una notificación. Al pulsar esa notificación, el recepcionista es llevado directamente a la pantalla de check-in del cliente que está frente a él en ese momento.
La completa digitalización de los procesos de recepción, incluyendo la total digitalización de las registration cards, la eliminación de formularios en papel, la firma electrónica de contratos y el escaneo de documentos con tecnología OCR, ha resultado en un notable ahorro de papel y tinta. Además elimina el deber de almacenamiento en papel al tener todos los datos guardados electrónicamente.
Esta transición no solo reduce los costos de suministro de oficina, sino que también minimiza el impacto ambiental al disminuir los residuos generados y el consumo de recursos naturales. También simplifica y agiliza los procesos de registro, mejorando la experiencia del huésped al reducir los tiempos de espera y hacer que el proceso sea más eficiente.
Durante el proceso de implementación de las soluciones, Civitfun lleva a cabo un proceso de onboarding completo y personalizado para el personal de la cadena. Durante este proceso, se proporciona capacitación detallada sobre cómo utilizar las nuevas herramientas y se brinda soporte continuo para garantizar una adopción exitosa. Este enfoque garantiza que el personal esté completamente preparado para aprovechar al máximo las soluciones de Civitfun y proporcionar un servicio excepcional a los huéspedes.
ResultadosLos resultados se respaldan con datos de Civitfun (visibles para el cliente en el dashboard), así como con los propios datos e insights de Núñez i Navarro Hotels, que contribuyeron a este estudio de caso.
El 85% de las reservas totales de NN Hotels realiza el check-in online con Civitfun. De los huéspedes de estas reservas algunos realizan el check-in online antes de la llegada del huésped; otros realizan el check-in directamente en el hotel utilizando nuestra solución en tablet T-Paperless.
+194,5%
Incremento en el número de check-ins de 2023 vs 2022
Tiempo de proceso de check-in online
Reducción del tiempo que el huésped invierte en hacer el proceso de check-in online
Implementación en el 100% de la cadena: 12 hoteles y 1 apartamento
Valoración del huésped que usa Civitfun
Aumento exponencial de la obtención de datos de clientes, así como de la aceptación de la política de privacidad y envío de campañas comerciales.
De las reservas hechas a través del check-in online de Civitfun, el 90% de los check-in online se realizan a través del canal móvil, el 9% por ordenador y el 1% por tablet.
Podemos concluir que la implementación de Civitfun ha tenido un impacto significativo en la cadena hotelera Núñez i Navarro Hotels. La adopción del check-in online a través de Civitfun ha sido especialmente notable llegando a altas tasas de conversión. Esto se refleja en el aumento masivo del número de check-ins realizados, que ha experimentado un fuerte crecimiento desde su implementación en 2022.
Además, la optimización del tiempo ha permitido que los empleados de recepción puedan dedicar más atención personalizada a los huéspedes, mejorando así la calidad de la experiencia del huésped, sin interrupciones y sin cortes de comunicación a la hora de hablar con el cliente.
Además, se ha estimado un importante ahorro anual en papel y tinta, lo que refuerza aún más el beneficio económico con la implementación de Civitfun.
Sin duda, estos resultados refuerzan el valor estratégico y la eficacia de la tecnología de Civitfun en la optimización de las operaciones hoteleras y la mejora de la experiencia del cliente.
Pablo Pérez
Consultor Funcional en Núñez i Navarro Hotels
Es fácil de configurar y fácil de usar. Además, la implementación de la funcionalidad Push Paperless es de gran ayuda para la recepción del hotel, pues manda la orden desde el PMS a la Tablet con sólo pulsar un botón en la propia reserva en el PMS, dejando la reserva disponible para el cliente en la Tablet sin tener que perder tiempo en buscarla
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