David Correa
R2 Hotels
Civitfun es la mejor herramienta de check-in online, sin duda. Ha aportado grandes beneficios a R2 Hotels, solucionando con eficacia algunos retos que tenía la cadena como agilizar el check-in en las recepciones ya que muchas veces llegaban guaguas enteras formando grandes colas.
Además, se ha reducido el uso del papel ya que muchos clientes no tienen la necesidad de traer impreso la documentación de la reserva del hotel.
En la búsqueda de mejorar la experiencia del huésped y optimizar sus operaciones, R2 Hotels apuesta por las soluciones de Civitfun. Esta adopción tecnológica ha permitido a la cadena hotelera no solo agilizar el proceso de check-in, sino también lograr importantes ahorros en recursos y tiempo.
En este caso de éxito te explicamos cuáles han sido las soluciones implementadas en los hoteles de la cadena y cómo repercuten en la mejora de su operativa.
R2 Hotels es una cadena hotelera originaria de Fuerteventura, que ha crecido con dedicación y ahora cuenta con 11 establecimientos turísticos estratégicamente ubicados por las Islas Canarias y las Baleares. Cada hotel está diseñado para ofrecer experiencias únicas, ya sea en hoteles exclusivos para adultos o vacaciones familiares llenas de diversión.
La cadena ha inaugurado recientemente el R2 Higos Beach Apartments en Costa Calma, sumando un total de siete establecimientos en Fuerteventura. Además, posee el R2 Bahía Kontiki Beach Apartments en Lanzarote y tres hoteles más situados en el norte de Mallorca.
Número de habitaciones: 1.610 habitaciones.
Rafael Rodriguez
CIO de R2 Hotels
En R2 Hotels conocimos Civitfun a través de un compañero de profesión del sector hotelero. Este contacto nos habló sobre los beneficios que había experimentado su hotel tras implementar la plataforma, destacando mejoras en la gestión y en la satisfacción de los huéspedes. Basándonos en esta recomendación confiable, decidimos explorar Civitfun y quedamos impresionados con su potencial para optimizar nuestras operaciones y mejorar la experiencia de nuestros clientes
Reducción de esperas y colas en recepción
Necesidad de agilizar los tiempos de recepción y evitar que se formen grandes colas en el front con la llegada simultánea de autobuses y huéspedes, buscando garantizar de este modo una llegada rápida y cómoda.
Mejora de la productividad y la eficiencia
Implementar una herramienta que digitalice y automatice todos los procesos manuales en recepción con el objetivo de invertir ese tiempo en tareas que aporten calidad al servicio, así como optimizar los procesos operativos.
Aumentar la satisfacción de los huéspedes
Facilitar un trato más cercano con el cliente al evitar interrupciones en la comunicación durante su espera en la recepción, lo que permite mantener un flujo de interacción continuo y personalizado.
Civitfun analiza los retos presentes en R2 Hotels y proporciona una solución que se adapta eficazmente a los objetivos y desafíos de la marca.
Productos implementados en la cadena:
Check-in online
T-Paperless
Guestlink
Cross-selling
Protección de pagos
Conexión con canales
Productos en fase de implementación:
Push Paperless
Apertura de puertas
La API de Civitfun permite una sincronización bidireccional y fluida con Winhotel, PMS de R2 Hotels.
La implementación del proceso completo de check-in online de Civitfun permite dar respuesta de forma integrada a cada una de las necesidades presentes en la recepción de los hoteles de R2 Hotels.
Por una parte, el proceso de check-in online agiliza el registro, permitiendo a los huéspedes completar todos los pasos de registro necesarios antes de su llegada. Esto no solo reduce el tiempo de espera en la recepción y reduce colas, sino que también optimiza las tareas de recepción.
Para ofrecer el servicio de check-in online a los huéspedes que no lo hayan realizado previamente, con T-Paperless pueden completarlo fácilmente, asegurando así una experiencia rápida y fluida al llegar al hotel. En algunos hoteles de la cadena ya está implementada la solución Push Paperless, una funcionalidad de T-Paperless que agiliza aún más los procesos de check-in.
Estas soluciones eliminan la necesidad de formularios y documentos impresos, ya que el proceso de check-in digitaliza al completo los contratos y los CARDEX, y permite la firma electrónica de los mismos. La digitalización de estos procesos refuerza el compromiso de la cadena con el medio ambiente y la sostenibilidad.
Además, al estar las soluciones integradas bidireccionalmente con el PMS, la cadena tiene la facilidad de ver los contratos firmados en su propio sistema de gestión.
Rafael Rodriguez
CIO de R2 Hotels
La implementación del check-in online con Civitfun ha sido fundamental para agilizar la entrada de los clientes a nuestra cadena hotelera. Este sistema ha reducido significativamente los tiempos de espera en la recepción y ha mejorado la experiencia de los huéspedes.
R2 Hotels opera, en gran parte, bajo un modelo touroperado con altos porcentajes de clientes que provienen de canales indirectos. Con la conectividad entre la API de Civitfun a canales de distribución, la cadena optimiza la gestión de las reservas provenientes de varios bedbanks y OTAs, asegurando una alta ocupación y una experiencia de reserva fluida para los huéspedes.
Por otro lado, en algunos hoteles de la cadena se está implementando Apertura de puertas, la solución de Civitfun que permite a los huéspedes acceder a sus habitaciones sin necesidad de llaves físicas. Esta innovación se logra mediante la integración de Civitfun a un proveedor especializado en cerraduras de puertas electrónicas, lo que garantiza un servicio de calidad y seguridad.
La solución Protección de pagos se integra con proveedores seguros de pasarelas de pago, protegiendo la información financiera de los clientes y facilitando el pago de tasas turísticas en los hoteles de Baleares, donde se aplica la ecotasa. Además, esta solución ayuda a reducir significativamente las devoluciones y los fraudes.
El proceso de check-in online se complementa con la solución de Guestlink permitiendo aumentar la comunicación con los clientes gracias al envío de emails automatizados pre, intra y post estancia. El uso de esta herramienta junto a la solución de Cross-selling, que permite ofrecer productos y servicios adicionales durante el proceso de check-in online, como mejoras de habitación o servicios de spa, aumentan la satisfacción del cliente brindando un servicio personalizado además de aumentar el revenue por habitación.
ResultadosLos resultados se respaldan con datos de Civitfun (visibles para el cliente en el Dashboard de Civitfun), así como con los propios datos e insights de R2 Hotels, que contribuyeron al estudio de este caso.
11.055 €
Ahorro de papel y tinta de 2024 con la digitalización total de los check-ins
50%
Reducción de tiempo en el proceso de check-in online
12.037 €
Ahorro en costes de tareas manuales en 2024
8.835horas
Tiempo ahorrado en 2024
Puntuación que otorga R2 Hotels a Civitfun
78%
Tasa de conversión de check-ins finalizados
Canales de check-in online
La implementación del sistema de check-in online de Civitfun ha demostrado ser beneficiosa para R2 Hotels, resultando en un significativo ahorro de recursos y tiempo. El ahorro en papel y tinta, junto con la reducción del tiempo dedicado a tareas manuales, ha permitido una gestión de la recepción más eficiente.
El sistema ha mejorado notablemente el trabajo de los recepcionistas en todos los hoteles, facilitando un proceso de check-in más ágil y preciso. Además, ha permitido a los departamentos de marketing y comercial obtener correos electrónicos reales de huéspedes que aceptan recibir información comercial, optimizando así sus campañas.
Las proyecciones para este 2024 muestran una considerable expectativa de ahorro tanto en tiempo como en costes operativos. Además, el continuo aumento en el número de check-ins y la calificación otorgada por R2 Hotels a Civitfun resaltan el éxito y la aceptación de las soluciones tecnológicas de Civitfun.
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